Thông tin mới nhất về cách sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử

Nắm rõ những quy định mới về việc sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử là điều kiện cần và đủ cho việc kinh doanh của nhiều doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử là điều kiện bắt buộc với các doanh nghiệp trong những năm tới

Hóa đơn điện tử là điều kiện bắt buộc với các doanh nghiệp trong những năm tới

 

Hóa đơn điện tử đang và sẽ hoàn toàn thay thế hóa đơn giấy trong vòng một năm tới. Do đó, việc áp dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh là điều bắt buộc với tất cả các doanh nghiệp trong tương lai. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn chưa thực hiện chuyển đổi hoàn toàn.

Vậy đối với các doanh nghiệp chuẩn bị chuyển sang hóa đơn điện tử hoặc lần đầu sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử thì quá trình này bao gồm những thủ tục và quy trình như thế nào? Bạn đọc hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Hóa đơn điện tử dần thay thế hóa đơn giấy trong giao dịch thương mại

Hóa đơn điện tử dần thay thế hóa đơn giấy trong giao dịch thương mại

Các bài viết có chủ đề liên quan:

Quy định của nhà nước về Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được áp dụng cho nhiều đối tượng 

Hóa đơn điện tử được áp dụng cho nhiều đối tượng

Đối tượng áp dụng

Tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm

  • Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật Kinh doanh bảo hiểm, Luật Chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;
  • Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
  • Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;
  • Tổ chức khác; 
  • Hộ, cá nhân kinh doanh.

Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT bao gồm

  • Tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT; tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT và các dịch vụ khác liên quan đến HĐĐT;
  • Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, đăng ký và sử dụng hóa đơn.

Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ

Phạm vi áp dụng

Theo thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2018 và 24 tháng sau đó sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Các hóa đơn giấy sẽ không còn giá trị lưu hành từ sau ngày 01/11/2020.

Nội dung của Hóa đơn điện tử

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

  • Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử…
  • Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:

  • Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng;
  • Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử;
  • Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của HĐĐT theo quy định tại Điều này.

Các loại hóa đơn được sử dụng trong hóa đơn điện tử

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến thường bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, các loại tem, vé, phiếu thu, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển,… Trong đó, hóa đơn điện tử thường được chia làm 2 loại. 

Loại 1

Đây là loại hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế gồm doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị,…

Loại 2

Đây là loại có mã xác thực của cơ quan thuế, gồm hầu hết các doanh nghiệp không thuộc loại 1 ở trên, kể cả doanh nghiệp thuộc nhóm 1 nhưng có rủi ro cao về thuế.

Mã xác thực là một dãy số và chuỗi ký tự do hệ thống của cơ quan thuế cấp phát tự động dựa trên nội dung của hóa đơn điện tử do bên bán đưa ra. Mã này sẽ được gán lên hóa đơn trước khi chuyển đến người mua.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế 

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

 

Các bước phát hành hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp trước khi sử dụng hoặc phát hành hóa đơn điện tử phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời gian chậm nhất là 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Hồ sơ bao gồm:

  • Quyết định sử dụng HĐĐT (Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
  • Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp). Các bạn có thể tải mẫu hóa đơn từ Mắt Bão tại đây.
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

 

Lưu ý: 

  • Quyết định sử dụng hóa đơn và hoá đơn mẫu (Bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng doc.)
  • Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”
  • Chữ ký số để ký điện tử.

Bước 2: Truy cập vào https://nhantokhai.gdt.gov.vn/ihtkk_nnt/loginForm.jsp để đăng nhập kê khai trực tuyến. Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”.

Bước 3: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng 

  • Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn. Đăng nhập hệ thống theo MST của doanh nghiệp.
  • Tiếp theo, chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng sau 02 ngày kể từ ngày thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

  • Tick chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục.
  • Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên file thông báo “XML”.
Tick vào các ô tương ứng để phát hành hóa đơn điện tử

Tick vào các ô tương ứng để phát hành hóa đơn điện tử

 

Bước 4: Nộp hóa đơn mẫu, quyết định sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng

Sau khi đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai.gdt.gov.vn, vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn và đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp, sau đó ký nộp là đã hoàn tất.

Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn truy cập vào Website tracuuhoadon để kiểm tra tình hình thông báo sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Hy vọng, bài viết trên đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích về việc sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử trong việc kinh doanh của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về những thủ tục cũng như cập nhật mới nhất về hóa đơn điện tử, hãy tiếp tục theo dõi các bài viết của chúng tôi bạn nhé. 

 

Để lại bình luận





TRỤ SỞ CHÍNH

Tầng 3 Anna Building, Công Viên Phần Mềm Quang Trung, Q. 12, TP HCM, Việt Nam

Support: 1900 1830 Phím 5

VĂN PHÒNG KINH DOANH MIỀN NAM

12A đường Núi Thành, phường 13, quận Tân Bình, TP HCM

Kinh Doanh Hồ Chí Minh: (028) 3622 9999

VĂN PHÒNG KINH DOANH MIỀN BẮC

Tầng 8 - Tòa nhà 381 Đội Cấn - Ba Đình - Hà Nội

Kinh Doanh Hà Nội: (024) 35 123456

Copyright© Mat Bao Company. All Reserved.

Sử dụng nội dung ở trang này và dịch vụ tại Mắt Bão có nghĩa là bạn đồng ý với Thỏa thuận sử dụng  Chính sách bảo mật của chúng tôi.

Công ty cổ phần Mắt Bão - Giấy phép kinh doanh số: 0302712571 cấp ngày 04/09/2002 bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp. Hồ Chí Minh

Giấy phép cung cấp dịch vụ Viễn thông số 1683/GP - BTTTT cấp ngày 01 tháng 12 năm 2009

Kinh doanh Hồ Chí Minh: (028) 3622 9999
Hỗ trợ kỹ thuật: 0589.888.898
Kinh doanh: (028) 3622 9999