Hướng dẫn lập quyết định phát hành hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử rất quan trọng với doanh nghiệp trong thời hiện đại. Tuy nhiên, dù biết nó là bắt buộc nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách để phát hành hóa đơn điện tử thuận lợi.

Trước đi áp dụng hóa đơn điện tử cần lập quyết định phát hành hóa đơn điện tử

Trước đi áp dụng hóa đơn điện tử cần lập quyết định phát hành hóa đơn điện tử

Hiện nay đang có xu hướng triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử đồng loạt trên cả nước. Nhiều doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang sử dụng loại hóa đơn này ngay nhưng còn nhiều băn khoăn. Vậy, bạn cần làm gì để phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử? Bài viết này sẽ cung cấp cho kế toán và các doanh nghiệp một số thông tin cơ bản cần biết để phát hành hóa đơn điện tử.

Nếu bạn chưa biết về hóa đơn điện tử, hãy xem bài viết: “Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

 

Ai nên sử dụng hóa đơn điện tử?

Có một số điều kiện áp dụng về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Có một số điều kiện áp dụng về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử bao gồm:

  • Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân.
  • Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã.
  • Hộ, cá nhân kinh doanh.
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
  • Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý hóa đơn điện tử, sử dụng hóa đơn.

Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử là gì?

Cơ chế quản lý và phân quyền giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hóa đơn hơn

Cơ chế quản lý và phân quyền giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hóa đơn hơn

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các điều kiện sau đây:

  • Là tổ chức kinh tế và có khả năng hoặc đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Có đội ngũ nhân viên đủ trình độ, năng lực để đáp ứng yêu cầu của việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
  • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Có phần mềm bán hàng hoá/dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Cách lập quyết định phát hành hóa đơn điện tử

Quyết định phát hành hóa đơn điện tử không quá rắc rối

Quyết định phát hành hóa đơn điện tử không quá rắc rối

 

Lập quyết định phát hành Hóa đơn

Bạn sẽ lập quyết định phát hành theo các bước sau:

Bước 1: Trong mục “Đăng ký”, click chọn ”Quyết định”. Sau đó nhấn ”Tạo mới để thêm mới quyết định phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 2: Bạn sẽ nhập các thông tin như sau:

  • Tên đơn vị chủ quản: Nhập tên doanh nghiệp của bạn.
  • Mã số thuế: Nhập mã số thuế doanh nghiệp của bạn.
  • Số quyết định (*): Nhập số quyết định.
  • Giám đốc (*): Nhập tên Giám đốc.
  • Các danh mục còn lại bạn vui lòng điền vào theo thông tin của Doanh nghiệp của bạn. Lưu ý: (*) là thông tin bắt buộc bạn cần phải nhập vào.

Để tạo mới mẫu hóa đơn điện tử sẽ sử dụng, hãy click vào “Tạo mới”. Nằm ở phía bên tay phải Điều 2. Lúc này, khi màn hình đăng ký loại hóa đơn phát hành được hiển thị, bạn cần nhập thông tin. Nhấn “Lưu” để đăng ký mẫu số đã chọn.

Lưu ý các khung điền thông tin có đánh dấu * bắt buộc bạn cần phải nhập vào.

Sau khi bạn đã chọn “Lưu”, hệ thống sẽ quay về màn hình ”Thêm mới quyết định. Mẫu số vừa đăng ký sẽ được hiển thị trong danh sách ở Điều 2.

Tiếp tục nhập thông tin tại: Điều 3, Điều 4, Điều 5, Nơi nhận, Thành phố.

Bước 3: Click chọn ”Lưu quyết định”. Bạn sẽ thấy thông báo “Tạo quyết định phát hành hóa đơn thành công”. Như vậy, việc khởi tạo quyết định sử dụng hóa đơn điện tử đã hoàn tất.

Chỉnh sửa/xóa/in quyết định Hóa đơn

Mẫu đơn quyết định phát hành hóa đơn điện tử

Mẫu đơn quyết định phát hành hóa đơn điện tử

 

Doanh nghiệp chỉ được chỉnh sửa thông tin của các quyết định mới tạo hoặc đã gửi cơ quan thuế nhưng chưa được chấp nhận. Theo đó, tất cả các thông tin về quyết định phát hành có thể được sửa trong hệ thống.

Mặt khác để in quyết định phát hành, sau khi click xem ”chi tiết”, quyết định phát hành sẽ hiển thị. Cuối cùng, click chọn ”In quyết định”, sau đó đóng dấu và ký tên của cơ quan/doanh nghiệp và scan lại đưa vào file Word (.doc hoặc .docx) để gửi cho cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử khắc phục được những nhược điểm của hóa đơn giấy truyền thống. Nó còn hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc lưu trữ, kiểm soát giấy tờ và tiết kiệm các chi phí khác. Và hy vọng với các bước hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp có thể đăng ký phát hành hóa đơn điện tử thuận lợi để khởi tạo, lập quyết định và phát hành chúng.

 

Để lại bình luận





TRỤ SỞ CHÍNH

Tầng 3 Anna Building, Công Viên Phần Mềm Quang Trung, Q. 12, TP HCM, Việt Nam

Support: 1900 1830 Phím 5

VĂN PHÒNG KINH DOANH MIỀN NAM

M1-05 Chung cư Carillon - 171A Hoàng Hoa Thám - P.13 - Q. Tân Bình - TP HCM

Kinh Doanh Hồ Chí Minh: (028) 3622 9999

VĂN PHÒNG KINH DOANH MIỀN BẮC

Tầng 8 - Tòa nhà 381 Đội Cấn - Ba Đình - Hà Nội

Kinh Doanh Hà Nội: (024) 35 123456

Copyright© Mat Bao Company. All Reserved.

Sử dụng nội dung ở trang này và dịch vụ tại Mắt Bão có nghĩa là bạn đồng ý với Thỏa thuận sử dụng  Chính sách bảo mật của chúng tôi.

Công ty cổ phần Mắt Bão - Giấy phép kinh doanh số: 0302712571 cấp ngày 04/09/2002 bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp. Hồ Chí Minh

Giấy phép cung cấp dịch vụ Viễn thông số 1683/GP - BTTTT cấp ngày 01 tháng 12 năm 2009

Hotline hỗ trợ kỹ thuật: 0589.888.898 - Kinh doanh Hồ Chí Minh: (028) 3622 9999
Hỗ trợ kỹ thuật: 0589.888.898
Kinh doanh: (028) 3622 9999