Doanh nghiệp sẽ phải trả giá đắt nếu xem nhẹ vấn đề lưu trữ hóa đơn

Vấn đề lưu trữ hóa đơn thường mang lại nhiều rắc rối cho doanh nghiệp. Lựa chọn dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín sẽ giúp giải quyết vấn đề này.

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp hạn chế những rủi ro gặp phải về vấn đề lưu trữSử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp hạn chế những rủi ro gặp phải về vấn đề lưu trữ

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp hạn chế những rủi ro gặp phải về vấn đề lưu trữ

Lưu trữ hóa đơn giấy là một trong những nỗi lo khiến nhiều doanh nghiệp, tổ chức kinh tế,… “đau đầu” bởi chi phí lưu kho cũng như tình trạng dễ mất, hỏng trong thời gian dài. Hiểu rõ được điều đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP – bắt buộc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử để giảm thiểu tất cả những bất cập khi sử dụng hóa đơn truyền thống trong hoạt động kinh doanh.

Những rủi ro khi không chú trọng lưu trữ hóa đơn điện tử

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử tiện dụng và hiệu quả hơn so với hóa đơn giấy

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử tiện dụng và hiệu quả hơn so với hóa đơn giấy

Theo thống kê từ Bộ tài chính vào năm 2018, có tới 70% các trường hợp doanh nghiệp bị xử phạt hành chính về những vấn đề có liên quan tới quy trình lưu trữ hóa đơn. Trong đó, một số rủi ro phổ biến nhất có thể kể đến như:

  • Mất, hỏng hóa đơn theo thời gian.
  • Tốn chi phí lưu kho.
  • Mất nhiều thời gian tra cứu.
  • Dễ dàng bị làm khống, làm giả.

Theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ hóa đơn tối thiểu là 10 năm (không phân biệt hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy). Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn giấy khiến doanh nghiệp bị giới hạn đơn vị cung cấp dựa trên tiêu chí về chất lượng in ấn hoặc chi phí giá rẻ.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp không được nhà cung cấp nào hướng dẫn và đứng ra đảm bảo về việc lưu trữ hóa đơn an toàn trong thời gian dài. Bởi vậy, phần lớn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy trong suốt quá trình lưu trữ thường loay hoay và bất lực trong việc bảo mật và bảo đảm an toàn cho hóa đơn.

Từ tháng 11/2018, Chính phủ chính thức bắt buộc các doanh nghiệp chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo lộ trình 2 năm chuyển đổi. Theo đó, muộn nhất ngày 01/11/2020, 100% doanh nghiệp trên cả nước sẽ phải áp dụng hóa đơn điện tử.

Bên cạnh việc giảm tới 90% chi phí cho hóa đơn mà doanh nghiệp phải chi trả, hóa đơn điện tử còn mang đến những lợi ích thiết thực hơn so với hóa đơn giấy truyền thống như:

  • Giảm 99% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu kho.
  • Hạn chế 99% trình trạng hỏng, mất hóa đơn.
  • Tiện lợi, nhanh chóng trong tra cứu.
  • Khó giả mạo, làm khống.

Bên cạnh đó, thay vì chỉ bận tâm đến việc chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn với giá thành rẻ, doanh nghiệp cần tập trung tìm hiểu những nhà cung cấp hóa đơn đáp ứng được các tiêu chuẩn về lưu trữ, an toàn và bảo mật.

Những tiêu chí bắt buộc đối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Lộ trình chuyển đổi bắt buộc từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo quy định của Nhà nước

Lộ trình chuyển đổi bắt buộc từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo quy định của Nhà nước

Hệ thống sao lưu trực tuyến đủ lớn

Nhà cung cấp phải có khả năng lưu trữ toàn bộ các dữ liệu hóa đơn lên đến 10 năm theo đúng quy định của Luật Kế toán.

Công nghệ bảo mật

Ngoài các yêu cầu về kỹ thuật, thiết bị thì nhà cung cấp hóa đơn còn phải đảm bảo an toàn kết nối với Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế 24 giờ/ngày và 7 ngày/tuần trừ thời gian bảo trì, đồng thời, sở hữu quy trình khôi phục dữ liệu, đảm bảo 100% khả năng khôi phục thông tin kể từ thời điểm hệ thống gặp sự cố.

Kinh nghiệm triển khai hệ thống kết nối, trao đổi dữ liệu

Phần mềm hóa đơn điện tử tốt phải đáp ứng được trọn vẹn các tính năng như tạo – xuất – chỉnh sửa – xóa bỏ đồng thời thân thiện với người dùng, thao tác dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian, chi phí, rút ngắn thủ tục nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật và độ ổn định. Doanh nghiệp cung cấp phần mềm cũng phải có các quy trình sao lưu, triển khai và kết nối hệ thống hiệu quả, bền bỉ đã được kiểm chứng qua thời gian dài.

Biện pháp dự phòng và khắc phục sự cố về dữ liệu

Đồng thời, nhà cung cấp phải sở hữu hệ thống kỹ thuật, thiết bị dự phòng đặt lại trung tâm dự phòng cách tối thiểu 20km đối với trung tâm dữ liệu chính để luôn sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính xảy ra sự cố. Chỉ có như vậy, khách hàng mới có thể hoàn toàn yên tâm khi lưu trữ hóa đơn điện tử trực tuyến mà không phải lo lắng về việc hỏng, mất hay thất lạc hóa đơn.

Như vậy, chỉ những nhà cung cấp hóa đơn có chất lượng, đã được sàng lọc và thu hẹp về số lượng mới được Bộ Tài chính cấp phép hoạt động và xứng đáng được các doanh nghiệp tin dùng.

Dịch vụ hóa đơn điện tử của Mắt Bão

Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử ứng dụng công nghệ hiện đại hàng đầu Việt Nam của Mắt Bão

Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử ứng dụng công nghệ hiện đại hàng đầu Việt Nam của Mắt Bão

Là dịch vụ ứng dụng thành tựu khoa học 4.0, phần mềm hóa đơn điện tử của Mắt Bão đang từng bước chiếm lĩnh thị trường và nhận được sự tin dùng của khách hàng nhờ nền tảng công nghệ độc quyền dẫn đầu cả nước:

  • Công nghệ điện toán đám mây cao cấp cho phép thực hiện toàn bộ các tác vụ tạo lập, sửa đổi, sao chép, lưu trữ… mọi lúc mọi nơi.
  • Tính năng bảo mật tiêu chuẩn nhiều lớp đảm bảo lưu trữ an toàn và lâu dài theo quy định.
  • Thuận tiện tích hợp chữ ký số đồng thời đảm bảo xác thực dữ liệu theo tiêu chuẩn.
  • Hỗ trợ thực hiện các mẫu hóa đơn 07KPTQ, 02GTTT, 01GTKT theo quy chuẩn Tổng cục Thuế.
  • Hỗ trợ linh hoạt thiết kế, chủ động mang bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp lên hóa đơn.
  • Tự động tạo các báo cáo định kỳ tuân thủ các biểu mẫu theo quy định.
  • Hỗ trợ các mẫu hóa đơn:,, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế.
  • Dễ dàng phân quyền, phân cấp tài khoản; quản lý danh bạ khách hàng.
  • Hóa đơn điện tử dễ dàng được phát hành, lưu chuyển và cập nhật phiên bản mới.

Tóm lại, lưu trữ hóa đơn là một tác vụ quan trọng không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin mà còn hạn chế những rủi ro pháp lý không đáng có trong tương lai. Vì vậy, lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, tin cậy và chất lượng chính là bước khởi đầu góp phần đưa doanh nghiệp nhanh chóng ứng dụng, cập nhật và nâng cao năng lực cạnh tranh nội tại trên thị trường.

Để lại bình luận





TRỤ SỞ CHÍNH

Tầng 3 Anna Building, Công Viên Phần Mềm Quang Trung, Q. 12, TP HCM, Việt Nam

Support: 1900 1830 Phím 5

VĂN PHÒNG KINH DOANH MIỀN NAM

M1-05 Chung cư Carillon - 171A Hoàng Hoa Thám - P.13 - Q. Tân Bình - TP HCM

Kinh Doanh Hồ Chí Minh: (028) 3622 9999

VĂN PHÒNG KINH DOANH MIỀN BẮC

Tầng 8 - Tòa nhà 381 Đội Cấn - Ba Đình - Hà Nội

Kinh Doanh Hà Nội: (024) 35 123456

Copyright© Mat Bao Company. All Reserved.

Sử dụng nội dung ở trang này và dịch vụ tại Mắt Bão có nghĩa là bạn đồng ý với Thỏa thuận sử dụng  Chính sách bảo mật của chúng tôi.

Công ty cổ phần Mắt Bão - Giấy phép kinh doanh số: 0302712571 cấp ngày 04/09/2002 bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp. Hồ Chí Minh

Giấy phép cung cấp dịch vụ Viễn thông số 1683/GP - BTTTT cấp ngày 01 tháng 12 năm 2009

Kinh doanh Hồ Chí Minh: (028) 3622 9999
Hỗ trợ kỹ thuật: 0589.888.898
Kinh doanh: (028) 3622 9999