Cách tạo thông báo và đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) cần phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn gửi lên cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình. Những điều kiện này được quy định tại Điều 9 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Cách tạo thông báo và đăng ký sử dụng phát hành hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp trước khi sử dụng HĐĐT cần phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn gửi lên cho cơ quan thuế

Hóa đơn giấy đang dần được thay thế va chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Nhiều doanh nghiệp vẫn gặp vướng mắc khi chuyển sang dùng loại hóa đơn này. Bạn phải phát hành chúng như thế nào? Trình tự đăng ký sử dụng hóa đơn này ra sao? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để tìm câu trả lời nhé.

Nếu bạn vẫn chưa biết về hóa đơn điện tử, mời độc giả xem bài viết: “Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điểm mới trong quy định lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần nắm những điểm mới dưới đây để thực hiện quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử thuận lợi hơn

Doanh nghiệp cần nắm những điểm mới dưới đây để thực hiện quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử thuận lợi hơn

 

Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:

  • Sau 2 ngày kể từ khi gửi thông báo phát hành lần đầu, các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ.
  • Có trường hợp nhận thông báo phát hành mà hóa đơn chưa đầy đủ nội dung theo quy định. Sau 2 ngày làm việc, cơ quan thuế phải có thông báo yêu cầu điều chỉnh gửi cho tổ chức/doanh nghiệp tiến hành sửa chữa.
  • Sau khi đã bổ sung đầy đủ thông tin, tổ chức/doanh nghiệp phải gửi lại bản thông báo cho cơ quan thuế.

Từ ngày 1/11/2018, khi bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh cần hóa đơn để giao cho khách hàng) phải tiến hành lập hóa đơn điện tử. Các hóa đơn này phải  có mã của cơ quan thuế và bàn giao cho người mua.

Trên đây là một số điểm mới mang tính bắt buộc mà doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi thông báo phát hành và sử dụng loại hóa đơn này.

Trình tự đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

Nắm rõ trình tự đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thực hiện các thủ tục liên quan

Nắm rõ trình tự đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thực hiện các thủ tục liên quan

 

Doanh nghiệp phải lập thông báo phát hành và gửi trực tiếp đến cơ quan thuế của mình.

Dưới đây là trình tự đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

  • Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
  • Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc có hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã qua Cổng thông tin điện tử.
  • Doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy còn tồn đọng chưa sử dụng. Lưu ý các hóa đơn kể từ thời điểm sử dụng không có mã của cơ quan thuế.
  • Nếu cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hướng dẫn tạo thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để tạo thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ những giấy tờ có liên quan

Để tạo thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ những giấy tờ có liên quan

 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ làm thông báo phát hành sử dụng hóa đơn điện tử

Đơn vị cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu số 01 phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC).
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Mẫu 01: quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử

Mẫu 01: quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử

(Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Trường hợp đơn vị nộp trực tiếp lên cơ quan thuế thì thông báo phát hành hóa đơn phải được chuẩn bị theo mẫu số 02 phụ lục Thông tư 32/2011/2TT-BTC. Theo đó, doanh nghiệp cần

  • Hóa đơn mẫu (nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ).
  • Chữ ký số hợp lệ.
Mẫu số 02: Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Mẫu số 02: Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

 

(Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Quyết định sử dụng, thông báo phát hành và hoá đơn mẫu cần được đưa chung vào một bản định dạng word (.doc). Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “xml”.

Bước 2: Nộp file thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML

Cần đảm bảo chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, công cụ cần thiết. Hãy tiến hành nộp file thông báo định dạng XML theo các bước sau:

  • Đơn vị truy cập vào: “nhantokhai.gdt.gov.vn”
  • Đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế đơn vị -> Tích chọn mục Tài khoản

-> Chọn Đăng ký thêm tờ khai.

  • Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục.
  • Tải thông báo dạng XML lên.
  • Sau khi nộp thông báo, vào Tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn.

Bước 3: Nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu qua mạng

  • Scan các mẫu trong bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn. Đưa chúng vào cùng một file word.
  • Thực hiện tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn. Sau đó tích chọn vào mục gửi phụ lục để gửi đính kèm file word. Đừng quên cắm chữ ký số để gửi tờ khai.

Sau khi đã gửi thông báo, bạn cần tiếp tục theo dõi. Lưu ý những điều sau để kiểm soát hoạt động và sử dụng loại hóa đơn này. Cụ thể:

  • Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem hóa đơn điện tử đã được phát hành chưa trước khi sử dụng chúng thông qua trang web http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Nếu chưa có kết quả, bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho cơ quan thuế.
  • Từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu. Chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

Trên đây là các bước để tiến hành làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Trình tự đăng ký phát hành không hề rắc rối hay quá khó khăn. Thậm chí còn giải quyết hầu hết các nhược điểm khác của hóa đơn giấy truyền thống. Vì vậy, hãy nhanh chóng đăng ký ngay hôm nay để giúp công ty của bạn kinh doanh hiệu quả hơn.

Để lại bình luận





TRỤ SỞ CHÍNH

Tầng 3 Anna Building, Công Viên Phần Mềm Quang Trung, Q. 12, TP HCM, Việt Nam

Support: 1900 1830 Phím 5

VĂN PHÒNG KINH DOANH MIỀN NAM

M1-05 Chung cư Carillon - 171A Hoàng Hoa Thám - P.13 - Q. Tân Bình - TP HCM

Kinh Doanh Hồ Chí Minh: (028) 3622 9999

VĂN PHÒNG KINH DOANH MIỀN BẮC

Tầng 8 - Tòa nhà 381 Đội Cấn - Ba Đình - Hà Nội

Kinh Doanh Hà Nội: (024) 35 123456

Copyright© Mat Bao Company. All Reserved.

Sử dụng nội dung ở trang này và dịch vụ tại Mắt Bão có nghĩa là bạn đồng ý với Thỏa thuận sử dụng  Chính sách bảo mật của chúng tôi.

Công ty cổ phần Mắt Bão - Giấy phép kinh doanh số: 0302712571 cấp ngày 04/09/2002 bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp. Hồ Chí Minh

Giấy phép cung cấp dịch vụ Viễn thông số 1683/GP - BTTTT cấp ngày 01 tháng 12 năm 2009

Hotline hỗ trợ kỹ thuật: 0589.888.898 - Kinh doanh Hồ Chí Minh: (028) 3622 9999
Hỗ trợ kỹ thuật: 0589.888.898
Kinh doanh: (028) 3622 9999